パソコンテク

【Outlook】メールの署名を設定する方法【完全図解+スマホでのやり方も解説】

メールは、必要最低限の情報と作業で処理したいもの。
業務効率化のためには、心がけなければなりません。

”署名”の機能を使えば、

失礼なき挨拶と固定の情報を、
手間をかけずに挿入することができます。

1.署名の設定方法

図を見れば丸わかりですね!

メールの作成、もしくは返信・転送のときに、
署名タブが出てきますので、「署名(S)...」をクリック。

「新規作成」から、「新しい署名」を作成します。
これはあくまでファイル名なので、
どんな署名内容かわかりやすいネーミングにしましょう。

作成したら、署名内容(テンプレ文)を記載します。

日本では、一般的に、最後の挨拶と自分の情報(会社や所属名、メールや電話番号)を記載するのが多いですね^^

テクニックとして、

「よろしくお願い申し上げます」の文末句だけでなく、

  様

平素はお世話になっております。

 

それでは、何卒よろしくお願い申し上げます。
<以下略>

と署名に盛り込んでおくと、
始めの挨拶文も入力しなくてよくなります^^

間に要件を記載していく形でメールを作れば良いのです。

おっと署名の挿入方法がまだでしたね↓^^;

2.署名の挿入

メール作成時に、署名タブをクリックすると、作成した署名ファイルを選べるようになっています。

それをクリックするだけで挿入されます。

秒ですね!

ちなみに、複数の署名を登録すると、署名タブから選択するものが増える形となります。

3.おまけ:スマホ版Outlookでも署名機能は使える

パソコン⇔スマホとの連携がスムーズな点が、
私のOutlookを使う理由なのですが、

この署名機能、スマホアプリ版でも使えます。

ただし、署名ファイルの登録は1つだけ!

やり方は図のようになります。

Outlookアプリを起動すれば表示されている
自分のアイコン(図では赤のG)をタップすると、
歯車アイコンが左下に出てきます。

その後、署名の項目を見つけられるので、タップすれば編集できます。

※iOS向けのOutlookアプリでは、デフォルトが”Outlook for iOSを入手”となっています(宣伝になってますね^^;)。

ここの署名の内容が、メールに初めから追加されるものになります(新規、返信問わず)。

 

さすがMicrosoft公式メールアプリ。機能が堅いですね!!

スケジュール管理およびメモアプリとしても、私は有効活用してます。
Excelへのデータ出力も可能↓

【Outlook活用術】カレンダー(スケジュール)データをExcelに出力する方法【メモや日誌を一覧で管理できる】前回、私が最も使うオススメのアプリは”Outlook”!とお伝えしました。 https://youdoyou-motto.com/...

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いなも@システマライフハッカー
旧ソ連特殊部隊のトレーニングメソッド”システマ”に出会い、人はもっとストレスフリーに生きれることを知る。 健康食品の研究やアプリ開発、ダンスや格闘技などの経験から、多角的に現代社会の攻略法を探究している。 当ブログでは、スマートかつ快適な暮らしのノウハウを忖度なしで発信中。 YouTube”システマ洗脳TV”もやってます^^

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