パソコンテク

【Outlook】メールの振り分け方(秒で自動化を設定しよう)【完全図解】

メールは、できるだけ早い段階から取引先のフォルダを作り、
振り分けの設定をしておきましょう。

でなければ、
重要でないサービスからの大量のメールが未読として溜まっていき、
取引先とのメールを見逃すリスクが高くなります。

そんなメールの振り分け、Outlookでは”仕分け”と呼びますが、

①フォルダを作って
②差出人での仕分けルールを適用

という2Step、これは秒でできます。

そして、そのやり方も
本記事を見れば、秒でわかります(図解なので)!

1.振り分け先のフォルダ作成

まず、左にある「受信トレイ」を右クリックして、「フォルダの作成」を選びます。

するとその配下にフォルダーができますので、名前をつけます。

ここでは、テストのために、
Yahooの自分のアドレスから送信されるメールということで、図のように名付けました。

2.差出人別の振り分けを設定

フォルダを作成したら、まずは振り分けたいメールを選択しましょう。

受信トレイに入っている対象のメールを、右クリックして、「ルール」_「次の差出人からのメッセージ」を選びます。

「仕分けルールと通知」というウィンドウで、先ほど作ったフォルダを選択して「OK」をクリック。

仕分けルールが作成され、この受信トレイに対して実行されます。

作業自体はこれだけで完了です!!

 

実行結果を確認してみましょう。

処理したメールは、受信トレイから非表示となり、フォルダに格納されています。

さらに、過去の同じ差出人からのメールも自動で当フォルダに格納されます。
(差出人別の仕訳ルールが反映された証拠ですね)

新規にメールをoutlookアドレス宛に送ると、
作成したフォルダに自動で格納されることも確認できます。

3.おまけ①仕分けルールの確認と変更

ちなみに、自動の仕分けルールがどのような内容なのか確認、もしくは変更したい場合は、

適当なメールを右クリックして、
「ルール」_「仕分けルールと通知の管理」を選択します。

いずれかのルールをダブルクリックすれば、内容が確認できます。

4.おまけ②振り分けしたメールの検索

仕分けルールが適用されたメールは、
受信トレイから非表示となり、対象のフォルダに格納されます。

しかし、メールの検索は、受信トレイから探すこともできます。

もちろん、個別フォルダに対しても探すことができます。

どこのフォルダに格納されているかわからなくなったときは、受信トレイに検索をかけましょう^^;

OutlookはWindowsユーザーには欠かせないアプリで、
カレンダーによるスケジュール管理やスマホとの連携も非常に快適です。

気が向いたら、私のOutlook活用術もご参照ください^^↓

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いなも@システマライフハッカー
旧ソ連特殊部隊のトレーニングメソッド”システマ”に出会い、人はもっとストレスフリーに生きれることを知る。 健康食品の研究やアプリ開発、ダンスや格闘技などの経験から、多角的に現代社会の攻略法を探究している。 当ブログでは、スマートかつ快適な暮らしのノウハウを忖度なしで発信中。 YouTube”システマ洗脳TV”もやってます^^

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